En 1 minuto: Todos los alojamientos turísticos con actividad están obligados por ley a registrar los datos de cada huésped y enviarlos a las autoridades competentes. En plena temporada alta, este trámite puede convertirse en un cuello de botella en recepción. Existe tecnología específica que lo reduce a un escaneo y un toque. En Centre Gestor os lo explicamos.

La obligación del registro de viajeros en alojamientos turísticos: normativa vigente

La nueva normativa registro de viajeros en alojamientos turísticos está regulada en España por la Orden INT/1922/2003, del Ministerio del Interior. No es una normativa nueva: lleva más de veinte años en vigor. Sin embargo, cada temporada alta recibimos consultas de alojamientos turísticos que la gestionan de forma manual, con formularios en papel, hojas de cálculo o sistemas que no están conectados directamente con las autoridades.

El incumplimiento, ya sea por no registrar, por hacerlo con datos incompletos o por no enviar el parte de viajeros en el plazo establecido, constituye una infracción administrativa que puede derivar en sanciones significativas.

Quiénes están obligados:

Hoteles, hostales, pensiones, apartamentos turísticos, campings, casas rurales, albergues y cualquier otro establecimiento que ofrezca alojamiento a cambio de contraprestación económica. La obligación afecta a todos los huéspedes mayores de 14 años, incluyendo nacionales y extranjeros.

Datos obligatorios registro viajeros: qué datos hay que registrar y en qué plazo

Por cada huésped mayor de 14 años, el alojamiento debe recopilar y comunicar a las autoridades los siguientes datos:

• Nombre y apellidos completos.
• Número de documento de identidad (DNI, NIE, pasaporte o documento equivalente).
• Tipo de documento y país emisor.
• Fecha de nacimiento.
• Nacionalidad.
• Fecha de entrada al alojamiento.

La hoja de registro de viajeros debe enviarse al cuerpo policial correspondiente en un plazo máximo de 24 horas desde la entrada del huésped. En la práctica, la inmensa mayoría de establecimientos lo hacen en el momento del check-in, evitando acumulación de partes pendientes.

 

El problema real en temporada alta: tiempo, errores y presión en recepción

Gestionar el registro de viajeros manualmente puede parecer asumible. Pero en julio y agosto, con el alojamiento al 90% de ocupación y grupos internacionales con pasaportes de muy distintos países, la situación cambia radicalmente.

Estos son los problemas más habituales que vemos en alojamientos que no tienen un sistema especializado:

• Tiempo de check-in alto. Copiar manualmente los datos de un pasaporte extranjero al formulario, con el huésped esperando, puede llevar 5 o 10 minutos por persona.
• Errores de transcripción. Un apellido mal escrito o un número de documento erróneo puede generar incidencias ante las autoridades.
• Partes olvidados o fuera de plazo. Con el estrés de la temporada, los partes acumulados y no enviados son un riesgo real de sanción.
• Dependencia de una sola persona. Si el recepcionista que sabe cómo hacerlo no está disponible, el proceso se bloquea.
• Papeles y archivos sin control. Los registros en papel son difíciles de consultar, ocupan espacio y no garantizan la conservación durante el plazo legal.

 

Cómo funciona el software de Registro de Viajeros de Novatek

Novatek Solutions — con quien trabajamos en Centre Gestor para la gestión digital de nuestros clientes de alojamiento — ofrece una app específica para el registro de viajeros disponible para iOS y Android. El proceso completo desde el check-in hasta el envío oficial dura menos de un minuto.

 

El sistema es compatible con documentos españoles y con pasaportes de cualquier país, incluyendo la zona de lectura mecánica (MRZ) estándar internacional.

A qué autoridad se envía el parte según la zona:

La app detecta automáticamente el cuerpo policial correspondiente según la ubicación del alojamiento.

REGISTRO DE VIAJEROS DE NOVATEK:
novateksolutions.es/software/registro-viajeros →

Qué gana el alojamiento más allá del cumplimiento

Más allá de cumplir la obligación legal, un software especializado mejora la operativa de recepción de forma que tiene impacto directo en la experiencia del huésped y en la eficiencia del equipo y del tiempo:

• Hasta un 80% menos de tiempo en el check-in. El proceso que antes duraba varios minutos por huésped pasa a resolverse en segundos.
• Cero errores de transcripción. Los datos se extraen directamente del documento, sin intervención manual.
• Historial completo y auditable. Todos los partes enviados quedan archivados con fecha, hora y confirmación. Filtros por fecha, estado y tipo de documento para cualquier auditoría.
• Cumplimiento del RGPD garantizado. Los datos de los huéspedes se almacenan cifrados y se eliminan automáticamente una vez transcurrido el plazo legal de conservación.
• Funciona sin conexión. El escaneo OCR funciona offline. El envío se realiza en cuanto se recupera cobertura, sin perder ningún registro.
• Cualquier dispositivo de recepción. Funciona en smartphone y tablet. No requiere hardware específico ni inversiones adicionales en equipamiento.

 

¿Es obligatorio el registro de viajeros?¿Qué pasa si no se cumple la obligación?

La Orden INT/1922/2003 remite al régimen sancionador de la Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana, para los incumplimientos en materia de registro de viajeros. Las infracciones se clasifican en:

• Infracciones leves: No tener el libro-registro disponible, registros incompletos o con datos inexactos. Multas de hasta 600 euros.
• Infracciones graves: No enviar el parte de viajeros a las autoridades, hacerlo fuera de plazo de forma reiterada o facilitar datos falsos de forma no dolosa. Multas de 601 a 30.000 euros.
• Infracciones muy graves: Negarse a facilitar información a las autoridades, obstaculizar inspecciones o falsificación dolosa de datos. Multas de 30.001 a 600.000 euros.

Además de las sanciones económicas los incumplimientos pueden derivar en la suspensión temporal de la actividad del alojamiento turístico.  En plena temporada alta, las consecuencias operativas y reputacionales de una inspección con resultado negativo pueden ser muy significativas.

 

FAQ: Preguntas frecuentes sobre registro de viajeros obligatorio

¿La obligación afecta también a apartamentos turísticos gestionados por particulares?

Sí. Cualquier alojamiento que ofrezca hospedaje a cambio de contraprestación económica está obligado, con independencia de si lo gestiona una empresa o un particular. Los apartamentos turísticos dados de alta como tal están sujetos a la misma normativa que un hotel.

 

¿Qué pasa con los menores de 14 años?

Los menores de 14 años no requieren parte de viajero independiente. Sus datos quedan bajo la responsabilidad del adulto acompañante que sí tiene parte registrado.

 

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los registros?

La normativa establece un plazo mínimo de tres años. El software de Novatek gestiona automáticamente esta conservación y la eliminación de datos una vez transcurrido el plazo, en cumplimiento del RGPD.

 

¿Necesitamos un dispositivo específico para escanear los documentos?

No. La app funciona con cualquier smartphone o tablet con cámara. No se necesita ningún lector de documentos externo ni hardware adicional.

 

¿Qué ocurre si no tenemos conexión a internet en el momento del check-in?

El escaneo OCR funciona sin conexión. La app guarda el registro localmente y envía el parte en cuanto se recupera la cobertura, dentro siempre del plazo legal de 24 horas.

El sistema es compatible con documentos españoles y con pasaportes de cualquier país, incluyendo la zona de lectura mecánica (MRZ) estándar internacional.

 

Registro de Viajeros — Novatek Solutions

App para hoteles, campings, apartamentos turísticos y casas rurales. Escanea el DNI o pasaporte y envía el parte oficial a las autoridades con un solo clic.
novateksolutions.es/software/registro-viajeros →

 

Este verano, gestiona el registro de viajeros de tu alojamiento eficientemente

La obligación existe. Las sanciones son reales. Y la tecnología para resolverlo en segundos también existe, es accesible y no requiere grandes inversiones ni formación compleja.

Si gestionas un alojamiento turístico,  directamente o a través de vuestra asesoría,y todavía hacéis el registro de viajeros de forma manual, este es el momento de valorar el cambio. No en septiembre, cuando acabe la temporada. Ahora, cuando más lo necesitáis.