Todas las empresas tienen la obligatoriedad de depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil en un plazo de siete meses desde que tiene lugar el cierre del ejercicio social, de acuerdo con el artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital.
El plazo límite establecido para aprobar las cuentas anuales será el 30 de junio, mientras que para depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil se dispondrá de otro mes adicional, hasta el 30 de julio. Dichas cuentas anuales deben contener el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.
En caso de no cumplir con la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil correspondiente, el empresario perderá el beneficio de la limitación de responsabilidad por las deudas que haya contraído tras finalizar el plazo de siete meses de presentación.
El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas calcula las sanciones a aplicar según los siguientes casos de incumplimiento:
- En el caso de que se presente el original de dicha declaración, se aplicará una sanción del 0,5% del importe total del activo, más el 0,5% de la cifra total de ventas que figure en la última declaración presentada a Hacienda.
- Si no se aporta la última declaración de Hacienda, se aplicará una sanción del 2% del capital social de la empresa.
- En el caso de que se aporte la declaración pero la suma del 0,5% del activo y el 0,5% de las ventas diera como resultado un importe superior al 2% del capital social, se aplicaría una sanción del 2% del capital con una reducción del 10%
Respecto el importe de las sanciones, este puede oscilar desde los 1.200 euros hasta un máximo de 60.000 euros, en función del tamaño de las empresas, aunque podrían llegar a alcanzar los 300.000 euros por cada año de retraso en el cumplimiento de la obligación para aquellas sociedades que superen los seis millones de facturación anual.
Una vez iniciado el procedimiento sancionador, todas las empresas dispondrán de un periodo de 15 días para presentar sus alegaciones y Hacienda resolverá y notificará su resolución a la sociedad en un plazo máximo de seis meses a contar desde la fecha en que se inició el proceso.
Las cuentas anuales se podrán depositar en el Registro Mercantil en formato papel, CD/DVD o por vía telemática, con certificado digital a través de la plataforma disponible en el Colegio de Registradores.
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