Seguro que le has dedicado más de cinco minutos a plantearte la posibilidad de implementar el teletrabajo de forma estable en tu empresa, la actualidad laboral de demanda y oferta de empleo así lo exige. Esta situación ha obligado a crear la Ley de Teletrabajo, y muchas son las empresas y organizaciones que estudian la mejor manera de implementar este nuevo modelo laboral.

Para ello, desde Centre Gestor te explicamos los consideraciones a tener en cuenta que te lleven a una implementación del teletrabajo exitosa en tu empresa.

Qué dice la Ley de Teletrabajo

El trabajador a distancia puede pasar a realizar trabajo presencial o modificar el porcentaje de trabajo que realiza presencialmente de forma voluntaria. La decisión de teletrabajar será voluntaria y reversible para empresa y trabajador y se deberá comunicar la solicitud en un plazo previo establecido en el acuerdo para dicho aviso.

Según la ley, es prioridad que los empleados que se desempeñen en modalidad de trabajo a distancia, cuenten con las mismas obligaciones y derechos que aquellos que realicen su ejercicio profesional en modo presencial.

“Las personas que desarrollan trabajo a distancia tendrán los mismos derechos que hubieran ostentado si prestasen servicios en el centro de trabajo de la empresa (…).”

“Las empresas están obligadas a evitar cualquier discriminación, directa o indirecta, particularmente por razón de sexo, de las personas trabajadoras que prestan servicios a distancia.”

Capítulo 1, artículos 1 y 3.

Qué es teletrabajo, trabajo a distancia y trabajo presencial

¿Es lo mismo teletrabajo, flex work, trabajo a distancia? Surgen muchas dudas sobre qué es cada cosa.

• Teletrabajo: es el que se realiza “mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación.”

• Trabajo a distancia: es aquel trabajo que “se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar libremente elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, de modo no ocasional”. En este caso es importante destacar que se la ley marca la regularidad del Trabajo a Distancia como en un periodo de tres meses; como mínimo durante el 30% de la jornada laboral o bien proporcionalmente a la duración del contrato de trabajo.

• Trabajo presencial: es el que “se presta en el centro de trabajo o en el lugar determinado por la empresa.”

Cómo implementar el teletrabajo en mi empresa

Para implementar el teletrabajo en tu empresa, has de formalizar un acuerdo por escrito que debe ser remitido a la oficina de empleo, es decir al SEPE, por cada trabajador que contrates. Es decir, este acuerdo solo puede darse de manera individual.

Es un acuerdo voluntario entre ambas partes, en principio si el trabajador decidiera no seguir desarrollando sus tareas a distancia, esta decisión no implicaría un causal de despido ni puede perjudicar su retribución salarial, estabilidad, horarios, promoción o formación profesional.

“El trabajo a distancia será voluntario para la persona trabajadora y para la empleadora y requerirá la firma del acuerdo de trabajo a distancia (…) que podrá formar parte del contrato inicial o realizarse en un momento posterior.”

Capítulo 2, sección 1, artículo 5.

Cómo gestionar el control horario de los trabajadores en teletrabajo

Según la ley, los horarios pueden ser fijados por la empresa exigiendo tiempos de disponibilidad, teniendo en cuenta que es necesaria y obligatoria cierta flexibilidad horaria. Desde Centre Gestor te recomendamos que establezcas franjas horarias operativas que respeten los acuerdos de trabajo que ya se encuentran vigentes.

El registro de las horas trabajadas puede hacerse fichando o con un control horario, lo ideal es  optar por una plataforma de control horario que cuente con una versión móvil.

“El sistema de registro horario que se regula en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, de conformidad con lo establecido en la negociación colectiva, deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral.”

Capítulo 3, sección 3, artículo 13.

Qué paga la empresa a los trabajadores en una situación de teletrabajo?

En principio, el teletrabajo no representa ninguna modificación sobre el salario percibido ni sus beneficios. La empresa sí que deberá costear ciertos gastos asociados a la implementación del trabajo en remoto.

Se ha de firmar un acuerdo de cesión de materiales, equipos y herramientas necesarias para el trabajo. Y, por otra parte, puede encargarse de parte de los gastos asociados como energía eléctrica y conexión a Internet. Esta compensación por los gastos asociados, deberá ser fijada de común acuerdo o  en el convenio colectivo de trabajo donde se inscriba la empresa.

“El desarrollo del trabajo a distancia deberá ser sufragado o compensado por la empresa, y no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral.”

Capítulo 3, sección 2, artículo 12.

¿Es legal que la empresa controle a los teletrabajadores?

En efecto, la empresa puede decidir implementar mecanismos de control de la actividad del empleado, como pueden ser dispositivos que sirvan para rastrear el cumplimiento de las tareas de los trabajadores. La forma y los mecanismos permitidos no están claramente delimitados, pero sí lo que se refiere a los aspectos privados de las personas.

“La empresa podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales, (…) guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad.”

Capítulo 3, sección 4, artículo 22.

6 TIPS a valorar antes de implementar el teletrabajo en tu empresa con éxito.

¿Puedo aplicar en mi empresa el trabajo en remoto y qué consigo con ello?

Puedes ser que ya hayas tenido que adoptar de forma parcial este modelo de trabajo a raíz de la pandemia o también que tenga un negocio/empresa de nueva creación y estés valorando la posibilidad de implementarlo. En cualquiera los dos casos, plantéate si para el tipo de negocio que tienes y/o el sector al que te dedicas, éste es el mejor modelo de trabajo a utilizar y qué beneficios te aportará el cambio. Ten en cuenta los pros y contras tanto a nivel económico, como lógístico, fiscal, etc…

¿Quién quiere/puede ejercer el trabajo online de mis trabajadores?

Ahora que ya tienes claro que sí o sí vas a implementar este modelo de trabajo ya sea de forma parcial o total, debes decidir cuáles son los departamentos y puestos de trabajo que pasarán a desarrollar su actividad en este nuevo formato. Ten en cuenta que no todas las tareas son susceptibles de realizarse desde otro emplazamiento o a distancia, con lo que un buen análisis de las tareas y puestos que se podrían ver afectados es primordial antes de tomar cualquier medida.

También es importante tener en cuenta al trabajador afectado, ya que no todos tienen posibilidad o la infraestructura necesaria en su casa para poder realizar de forma efectiva las tareas de las que son responsables. ¿tienen equipo suficiente? ¿tienen conexión estable y rápida?¿tienen despacho propio o espacio suficiente para realizar las tareas? Son algunas de las preguntas que deberás resolver antes de decidir quién debe empezar a teletrabajar.

Normas claras del nuevo modelo de trabajo a distancia

Establece un marco normativo en el que se definan claramente cuales son las normas que todos deben seguir trabajando a distancia. Las formas de trabajar y de comunicarse son distintas cuando se trabaja en remoto.

Estos cambios, implican que el seguimiento del trabajador es más complejo, al no encontrarse físicamente en la oficina, con lo que debemos estudiar la implementación de herramientas de seguimiento y de comunicación, que faciliten la interacción entre trabajadores y permitan realizar el seguimiento de proyectos y tareas, así como reuniones online. Y hay en el mercado distintos tipos de herramientas que nos permiten realizar todo este tipo de conexiones y abrir nuevos canales de comunicación.

¿Qué equipo es el necesario para desarrollar el teletrabajo?

Ya sabemos qué tareas se van a realizar en remoto y quiénes lo harán, llega el momento de definir cuál sería el equipo necesario  para el desempeño de cada uno de los puestos de trabajo.

Salvo tareas especiales, el teletrabajador básicamente necesitará:

• Un equipo informático actualizado.
• Herramientas de videollamada.
• Buena conexión a internet.
• Valorar el proporcionar un teléfono móvil de empresa
• Según que cargos, valorar también el dotar de una red privada de conexión (VPN).

Capacitación de los trabajadores.

Estamos hablando de una nueva forma de trabajar, que implica nuevas rutinas y donde la gestión del tiempo toma especial relevancia, ya que ahora, el teletrabajador se encuentra de forma permanente en el lugar de trabajo, su propia casa.

De ahí que es muy importante, formar a nuestros trabajadores para que el desarrollo del trabajo desde casa, sea óptimo. Seguramente algunos de los nuevos dispositivos y aplicaciones a utilizar, serán nuevos para ellos y necesitarán formación específica, así cono formación en la gestión del tiempo y de desconexión digital.

Comunicación efectiva, fluida y con canales adecuados y bien definidos.

La comunicación deberá ser fluida y efectiva. Hemos de tener en cuenta que el teletrabajo aumenta el aislamiento laboral, reduce la relación social con los compañeros, que pasa a ser una relación estrictamente laboral.

Para conseguir que la comunicación sea fluida, debemos contar con herramientas que ayuden a esta comunicación, estamos hablando de las videollamadas, chats de grupo que nos ayuden a la planificación de conexiones para el seguimiento de tareas, reuniones, etc… este tipo de actividades, bien planificadas ayudarán a un mejor y mayor desempeño del teletrabajo.

Objetivos claros y cuáles son las herramientas de seguimiento y control.

Como cualquier trabajador, el que realiza su tarea en remoto, también necesita (y en este caso más que nunca), tener claros cuáles son sus objetivos, que han de ser útiles, alcanzables y cuantificables a fin de llevar un seguimiento de los mismos.

También es importante tener herramientas que permitan un control del horario del trabajador que cumplan la legislación y normativas vigentes.

¿Qué aspectos fiscales debemos tener en cuenta con el teletrabajo?

La Ley establece que, cuando el teletrabajo supera el 30% de la jornada laboral, la empresa debe pagar al empleado una compensación dineraria dentro del salario de acuerdo a lo que se pacte en el convenio colectivo. Esa compensación se incorporará a la nómina y se sumará por tanto a los rendimientos del trabajo sujetos a tributación en el IRPF. En esa compensación por el teletrabajo se incluyen cuestiones como el coste de la electricidad consumida en casa.

A efectos del trabajado, hasta la fecha, no es obligatorio tributar por el material recibido por parte de la empresa, al no ser para uso particular y tampoco debe entenderse como retribución en especies, ya que, este material lo pone la empresa a disposición del empleado para que pueda desempeñar su trabajo, pero son máquinas, útiles y herramientas propiedad o con titularidad de la empresa.