Llevamos escuchando sobre la factura electrónica obligatoria desde hace un tiempo. Ha llegado el momento de conocer el verdadero objeto de este nuevo formato y quiénes estarán obligados a seguirlo.

Una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura de papel por esto es que tiene el mismo significado: una factura es un justificante de la entrega de bienes o de la prestación de servicios. En el caso de la factura electrónica su expedición es el formato electrónico.

El objeto de esta ley es impulsar el uso de la factura electrónica para crear un registro contable de facturas y conseguir una regulación del procedimiento para su tramitación en las Administraciones públicas y las actuaciones de seguimiento por los órganos competentes.

Tipos de factura electrónica

Las facturas electrónicas deben tener el formato adoptado por Ley 25/2013, de 27 de diciembre: facturae 3.2. y 3.2.1. Este formato es un archivo de texto que define los campos de una factura según las normas del formato XML.

Los archivos generados por la facturaE tienen extensión XML si no están firmados o XSIG cuando si lo están. Las Administraciones Públicas requieren que todas las facturas que se le envían estén firmadas para su plena validez legal. Existen Hay dos tipos de facturas electrónicas, ambas son documentos electrónicos que deben ser transmitidos mediante comunicaciones electrónicas:

Facturas en formato estructurado

Esta tipología de facturas pueden son caracterizadas por la automatización: se generan de forma automática por los sistemas de facturación del emisor y se tramitan de forma automática por los sistemas de pago y contabilidad del receptor.

Facturas en formato no estructurado

En este caso son facturas en formato imagen, por lo que se caracterizan por una gestión manual. Para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor se requiere una intervención manual: pueden ser las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Cuál es la ley de la factura electrónica

Las facturas en general y las facturas electrónicas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónica. El Real Decreto incluye:

• Aprobación del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
• Supuestos de expedición de factura.
• Requisitos de las facturas.
• Remisión de facturas.
• Conservación de facturas y otros documentos.

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público constituye, entre otros temas:

• La obligación de presentación de facturas ante las Administraciones Públicas
• Factura electrónica en las Administraciones Públicas
• Efectos de la recepción de la factura en el punto general de entrada de facturas electrónicas y anotación en el registro contable de facturas.

Las ventajas de la facturación electrónica obligatoria

El uso de facturas digital frente a las facturas de papel suponen una serie de beneficios muy interesantes para autónomos y empresas:

• Ahorran los costes, las facturas electrónicas son más baratas que las facturas tradicionales ya que evitas los costes de impresión o envío postal.
• Tendrás un mayor control, la digitalización permite un mayor control del progreso de tu negocio.
• Mayor efectividad en la administración de tu empresa, el trabajo será más productivo y práctico.
• Evitar sanciones por errores humanos, es más común de lo que nos gustaría pagar penalizaciones por un error humano, con la factura electrónica podrás evitar este problema.
• Mayor aprovechamiento del espacio y menor probabilidad de pérdida, normalmente los departamentos de administración cuentan con grandes archivos de facturas que ocupan mucho espacio y que puede conllevar una pérdida. La digitalización permite una mayor organización y control de todo.

¿Es la facturación electrónica obligatoria a partir de 2024 para todo el mundo?

Depende de la facturación de tu empresa. 2024 es la fecha que marcará la factura electrónica en España pero no para todo el mundo. A partir de la primavera de 2024, todas las empresas que facturen más de 8 millones de euros estarán obligadas a presentar las facturas en formato electrónico. Ahora bien, si tu empresa tiene una facturación menor, tienes un mayor margen de tiempo, en el primer trimestre de 2025 tendrás que presentar tus facturas en formato electrónico.

Hay que tener en cuenta que aquellas empresas o autónomos que no implementen este método de facturación, podrán recibir sanciones de hasta 10.000 euros.

Quién está obligado a tener factura electrónica

Estarán obligado a tener una factura electrónica las entidades mencionadas a continuación:

• Sociedades Anónimas
• Sociedades de Responsabilidad Limitada
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria
• Uniones temporales de empresas
• Agrupación de interés económico, agrupación de interés económico europea, Fondo de pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización de mercado hipotecario, Fondo de utilización de activos, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de¿ inversiones.

En Centre Gestor te ayudamos a implantar en tu negocio la facturación electrónica para que no te pille de sorpresa

Aunque todavía queda tiempo para que la obligatoriedad de la factura electrónica sea un hecho y más aún si tu facturación es inferior a 8 millones de euros, en Centre Gestor te recomendamos que no dejes pasar el tiempo sin empezar a trabajar con este nuevo método.

Nuestro equipo de expertos estará encantado de asesorarte sobre la mejor manera de implantar el uso de la facturación electrónica en tu empresa y cómo transmitírselo a tus empleados, proveedores y clientes.