El 31 de diciembre está a la vuelta de la esquina, y como de cada año hemos de hacer el tan importante y necesario cierre contable y fiscal. Esta tarea supone el punto final al trabajo de todo un año de los departamentos de administración y debe considerarse como el punto de inflexión que te va a permitir decidir sobre el futuro en base a la información en él reflejada.

El cierre contable y fiscal no es un mero trámite administrativo. Es una oportunidad para analizar el funcionamiento de la empresa establecer previsiones de crecimiento para tus clientes y fijar objetivos a corto y medio plazo que permitan el crecimiento del negocio. Especialmente si se es una pyme, ya que determina la liquidez y demás activos con los que se cuentan a un año vista.

El cierre contable, lo hacemos con el depósito de las cuentas anuales, y el cierre fiscal con la presentación del Impuesto sobre Sociedades. Pero hay mucho que hacer antes de llegar a esto.

La burocracia, procesos informáticos y los errores hacen de este cierre del ejercicio una auténtica prueba de obstáculos para las empresas y nosotros te explicamos como realizarlo en estas 10 recomendaciones.

Primeros pasos para un cierre de año fiscal y contable perfecto

1.    Hacer un pre-cierre contable

Un pre-cierre, lo realizamos a lo largo del tercer trimestre, para ver de forma anticipada los resultados parciales del negocio antes de llegar a fin de año. El pre-cierre de año nos permite detectar previamente posibles inconsistencias e incumplimientos de pagos u otras obligaciones fiscales y preparar toda la documentación necesaria, así como aplicar las estrategias oportunas a fin de optimizar la carga impositiva de la empresa.

2.    Seguir los pasos adecuados para llevar a cabo el cierre de la contabilidad anual

Paso 1: Balance de comprobación de sumas y saldos

Paso 2: Revisar el Plan General Contable

Paso 3: Recuento de existencias

Paso 4: Reclasificar deudas y créditos

Paso 5: Aplicar ajustes contables por periodificación

Paso 6: Regularizar el asiento de pérdidas y ganancias

Paso 7: Revisar el asiento de amortizaciones e inmovilizado material

Paso 8: Cerrar libros contables

Paso 9: Asiento de cierre de regularización

Paso 10: Asiento de cierre de contabilidad

Quizás te interesa… “Cuentas anuales de una pyme: ¿qué son, cómo se hacen y quién las presenta?”

3.    Tener en cuenta aquellas operaciones que el SAT (Servicio de Administración Tributaria) suele tener más en consideración

Hemos de controlar todas aquellas operaciones en las que más se fija el SAT, que son:

• Deducciones inusuales
• Disminución o cancelación de ingresos acumulables
• Disminución en la utilidad fiscal
• Pérdidas fiscales recurrentes
• Tasas efectivas de Impuesto sobre la Renta fuera del parámetro de la industria
• Operaciones que carecen de una razón sólida de negocios.

Tiempo de analizar la situación contable y fiscal de una empresa

4.    Realizar un análisis de la situación financiera

Un balance de situación nos muestra una imagen de la empresa a la fecha de cierre del ejercicio, facilitándonos, entre otras cosas, ver los pagos pendientes desglosados por partidas, tanto a largo como a corto plazo.

Ver también la liquidez de la empresa y nos ayuda a detectar necesidades de financiación.

5.    Analizar la rentabilidad operativa del negocio

La pregunta es: ¿estamos generando beneficios? La respuesta pasa por determinar cuál es el margen de rentabilidad y cómo se está gastando el dinero generado. Estos datos nos los dan el Estado de Resultados integral, el Estado de Flujos Efectivo y tres presupuestos que deben actualizarse trimestralmente:

• Presupuesto de ventas
• Presupuesto de ingresos
• Presupuesto de gastos

6.    Depurar las cuentas por cobrar y por pagar

Estamos hablando de hacer un balance de cuentas (entre ingresos y gastos) para identificar o detectar cuentas pendientes y errores en los saldos. Así, podremos activar las medidas oportunas correctivas y los ajustes en los plazos de créditos otorgados a los clientes. También podremos negociar el tiempo para el pago de adeudos con nuestros proveedores de tal forma que los cobros en tiempo, nos permitan el pago de todos los compromisos del negocio.

Recuerda que una empresa con un resultado del ejercicio contable positivo, es decir, con beneficios, puede destinar una parte a la reserva legal. Estas son un producto de autofinanciación a largo plazo muy interesante para, especialmente, pymes.

¡Tip! Recuerda que la cuenta 555, que son los movimientos bancarios no identificados, deben quedar con saldo cero.

Otros aspectos a tener en cuenta para el cierre de año fiscal

7.    ¿Está toda la documentación necesaria para cerrar el año en orden?

Es importantísimo que los comprobantes fiscales digitales que recibes de tua proveedores concuerden con los que están registrados en el portal del SAT. La clave está en hacer esta conciliación de manera periódica a lo largo del año, así sabremos que las facturas de nuestra declaración son válidas, no están duplicadas y están todas las que debemos presentar.

Los documentos a presentar de forma presencial o telemática son:

• Impuesto de Sociedades, modelos anuales 390 de IVA
• Amortización de activos

Estos formularios los puedes encontrar en la propia web de la Agencia Tributaria.

8.    Los movimientos al inventario al día

Si vendes productos comprobarás que no hay faltantes de mercancía en el almacén. La no justificación de estos, podría ser considerada como ventas por parte de la autoridad tributaria, y en consecuencia, contemplarlas como ingresos para efectos fiscales. Por otro lado, si detectas producto obsoleto o defectuoso que imposibilite su venta, puedes realizar una destrucción o venta de este a un precio menor a su valor de mercado para poder deducirlo fiscalmente.

9.    Revisar el buzón tributario

Por último, pero no por ello menos importante, debemos revisar periódicamente las notificaciones que el SAT pueda enviarnos a modo de aviso sobre alguna obligación pendiente o sobre actualizaciones de disposiciones. Esta revisión periódica nos permitirá responder dentro de plazo, cualquier requerimiento o carta de invitación, y tomar las medidas correspondientes para evitar contingencias económicas inesperadas.

10.  Cierre de año fiscal ¿Cuándo se tiene que presentar?

El año fiscal no tiene por qué coincidir con el año natural, es decir no tiene que empezar el 1 de enero. El único requisito es que dure 12 meses, pudiendo abrirse, por ejemplo, el 1 de mayo, y cerrándose el 30 abril.

El plazo máximo para aprobar las cuentas anuales es de 6 meses desde el cierre del ejercicio, existiendo un mes más para realizar el depósito en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad. Esto significa que, si tu año fiscal comienza en 1 de enero, debes haber depositado tus cuentas como muy tarde el 31 de julio.

Por su parte, la presentación del Impuesto de Sociedades cierra el proceso el 25 de julio (recuerda que su periodo impositivo coincide con el del ejercicio económico, no con el año natural).

Recuerda también que, si has cerrado el 31 de diciembre, tienes 3 meses para la formulación de las cuentas, hasta el 31 de marzo.

Quizás te interesa… “¿Qué pasa si incumple su obligación de depositar las cuentas anuales en el registro mercantil?”

Es importante para un buen cierre fiscal del año, que en tu empresa se hagan los ajustes necesarios en cuanto al pago de impuestos y deducciones.

11. El extra: ¿qué hacer con las bases imponibles negativas de cierres anteriores?

El ejercicio del año fiscal nos deja en pérdidas o ganancias. Si tu empresa ha tenido un cierre negativo esto se conoce como base imponible negativa. Y puede repercutir en tu cierre anual fiscal.

Es posible aplicar las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores a la base imponible positiva del ejercicio actual, sin un límite de tiempo. Esta compensación es ilimitada hasta alcanzar 1.000.000€. Sin embargo, para cantidades superiores a 1.000.000€, la compensación se restringe al 70% de la base imponible antes de aplicar la reserva de capitalización.

Además, si el importe neto de la cifra de negocios llega a 20.000.000€, la compensación se restringe aún más, limitándose al 50% de la base imponible previa. Y si la cifra de negocios supera los 60.000.000€, el límite de compensación se reduce al 25%.

Elige Centre Gestor para tu cierre de año fiscal