Registre de viatgers per a allotjaments turístics a l’estiu

En 1 minut: Tots els allotjaments turístics amb activitat estan obligats per llei a registrar les dades de cada hoste i enviar-les a les autoritats competents. En plena temporada alta, aquest tràmit pot convertir-se en un coll d’ampolla a recepció. Existeix tecnologia específica que ho redueix a un escaneig i un toc. A Centre Gestor us ho expliquem.

L’obligació del registre de viatgers en allotjaments turístics: normativa vigent

La nova normativa de registre de viatgers en allotjaments turístics està regulada a Espanya per l’Ordre INT/1922/2003, del Ministeri de l’Interior. No és una normativa nova: porta més de vint anys en vigor. No obstant això, cada temporada alta rebem consultes d’allotjaments turístics que la gestionen de manera manual, amb formularis en paper, fulls de càlcul o sistemes que no estan connectats directament amb les autoritats.

L’incompliment, ja sigui per no registrar, per fer-ho amb dades incompletes o per no enviar el comunicat de viatgers en el termini establert, constitueix una infracció administrativa que pot derivar en sancions significatives.

Qui hi està obligat:

Hotels, hostals, pensions, apartaments turístics, càmpings, cases rurals, albergs i qualsevol altre establiment que ofereixi allotjament a canvi de contraprestació econòmica. L’obligació afecta tots els hostes majors de 14 anys, incloent-hi nacionals i estrangers.

Dades obligatòries del registre de viatgers: quines dades cal registrar i en quin termini

Per cada hoste major de 14 anys, l’allotjament ha de recopilar i comunicar a les autoritats les dades següents:

• Nom i cognoms complets.
• Número de document d’identitat (DNI, NIE, passaport o document equivalent).
• Tipus de document i país emissor.
• Data de naixement.
• Nacionalitat.
• Data d’entrada a l’allotjament.

El full de registre de viatgers s’ha d’enviar al cos policial corresponent en un termini màxim de 24 hores des de l’entrada de l’hoste. A la pràctica, la immensa majoria d’establiments ho fan en el moment del check-in, evitant l’acumulació de comunicats pendents.

 

El problema real a la temporada alta: temps, errors i pressió a recepció

Gestionar el registre de viatgers manualment pot semblar assumible. Però al juliol i agost, amb l’allotjament al 90% d’ocupació i grups internacionals amb passaports de països molt diversos, la situació canvia radicalment.

Aquests són els problemes més habituals que veiem en allotjaments que no disposen d’un sistema especialitzat:

• Temps de check-in elevat. Copiar manualment les dades d’un passaport estranger al formulari, amb l’hoste esperant, pot portar entre 5 i 10 minuts per persona.
• Errors de transcripció. Un cognom mal escrit o un número de document erroni pot generar incidències davant les autoritats.
• Comunicats oblidats o fora de termini. Amb l’estrès de la temporada, els comunicats acumulats i no enviats són un risc real de sanció.
• Dependència d’una sola persona. Si el recepcionista que sap com fer-ho no està disponible, el procés es bloqueja.
• Papers i arxius sense control. Els registres en paper són difícils de consultar, ocupen espai i no garanteixen la conservació durant el termini legal.

 

Com funciona el programari de Registre de Viatgers de Novatek

Novatek Solutions, amb qui treballem a Centre Gestor per a la gestió digital dels nostres clients d’allotjament, ofereix una app específica per al registre de viatgers disponible per a iOS i Android. El procés complet des del check-in fins a l’enviament oficial dura menys d’un minut.

 

El sistema és compatible amb documents espanyols i amb passaports de qualsevol país, incloent-hi la zona de lectura mecànica (MRZ) estàndard internacional.

A quina autoritat s’envia el comunicat segons la zona:

L’app detecta automàticament el cos policial corresponent segons la ubicació de l’allotjament.

REGISTRE DE VIATGERS DE NOVATEK:
novateksolutions.es/software/registro-viajeros →

Què hi guanya l’allotjament més enllà del compliment

Més enllà de complir l’obligació legal, un programari especialitzat millora l’operativa de recepció de manera que té un impacte directe en l’experiència de l’hoste i en l’eficiència de l’equip i del temps:

• Fins a un 80% menys de temps en el check-in. El procés que abans durava diversos minuts per hoste passa a resoldre’s en segons.
• Zero errors de transcripció. Les dades s’extreuen directament del document, sense intervenció manual.
• Historial complet i auditable. Tots els comunicats enviats queden arxivats amb data, hora i confirmació. Filtres per data, estat i tipus de document per a qualsevol auditoria.
• Compliment de l’RGPD garantit. Les dades dels hostes s’emmagatzemen xifrades i s’eliminen automàticament un cop transcorregut el termini legal de conservació.
• Funciona sense connexió. L’escaneig OCR funciona offline. L’enviament es realitza tan bon punt es recupera la cobertura, sense perdre cap registre.
• Qualsevol dispositiu de recepció. Funciona en telèfon intel·ligent i tauleta. No requereix maquinari específic ni inversions addicionals en equipament.

 

És obligatori el registre de viatgers? Què passa si no es compleix l’obligació?

L’Ordre INT/1922/2003 remet al règim sancionador de la Llei Orgànica 4/2015, de protecció de la seguretat ciutadana, per als incompliments en matèria de registre de viatgers. Les infraccions es classifiquen en:

• Infraccions lleus: No tenir el llibre-registre disponible, registres incomplets o amb dades inexactes. Multes de fins a 600 euros.
• Infraccions greus: No enviar el comunicat de viatgers a les autoritats, fer-ho fora de termini de manera reiterada o facilitar dades falses de forma no dolosa. Multes de 601 a 30.000 euros.
• Infraccions molt greus: Negar-se a facilitar informació a les autoritats, obstaculitzar inspeccions o falsificació dolosa de dades. Multes de 30.001 a 600.000 euros.

A més de les sancions econòmiques, els incompliments poden derivar en la suspensió temporal de l’activitat de l’allotjament turístic. En plena temporada alta, les conseqüències operatives i reputacionals d’una inspecció amb resultat negatiu poden ser molt significatives.

 

FAQ: Preguntes freqüents sobre el registre de viatgers obligatori

L’obligació afecta també apartaments turístics gestionats per particulars?

Sí. Qualsevol allotjament que ofereixi hostalatge a canvi de contraprestació econòmica hi està obligat, amb independència de si el gestiona una empresa o un particular. Els apartaments turístics donats d’alta com a tal estan subjectes a la mateixa normativa que un hotel.

Què passa amb els menors de 14 anys?

Els menors de 14 anys no requereixen comunicat de viatger independent. Les seves dades queden sota la responsabilitat de l’adult acompanyant que sí que té el comunicat registrat.

Durant quant de temps cal conservar els registres?

La normativa estableix un termini mínim de tres anys. El programari de Novatek gestiona automàticament aquesta conservació i l’eliminació de dades un cop transcorregut el termini, en compliment de l’RGPD.

Necessitem un dispositiu específic per escanejar els documents?

No. L’app funciona amb qualsevol telèfon intel·ligent o tauleta amb càmera. No es necessita cap lector de documents extern ni maquinari addicional.

Què passa si no tenim connexió a internet en el moment del check-in?

L’escaneig OCR funciona sense connexió. L’app guarda el registre localment i envia el comunicat tan bon punt es recupera la cobertura, sempre dins del termini legal de 24 hores.

 

Registre de Viatgers — Novatek Solutions

App per a hotels, càmpings, apartaments turístics i cases rurals. Escaneja el DNI o passaport i envia el comunicat oficial a les autoritats amb un sol clic.
novateksolutions.es/software/registro-viajeros →

 

Aquest estiu, gestiona el registre de viatgers del teu allotjament eficientment

L’obligació existeix. Les sancions són reals. I la tecnologia per resoldre-ho en segons també existeix, és accessible i no requereix grans inversions ni formació complexa.

Si gestiones un allotjament turístic directament o a través de la vostra assessoria  i encara feu el registre de viatgers de manera manual, aquest és el moment de valorar el canvi. No al setembre, quan acabi la temporada. Ara, quan més ho necessiteu.